Het ontwikkelgesprek: opbouw, voorbereiding en opvolging

Gesprekken om ontwikkeling vorm te geven, kun je voeren in de vorm van een POP-gesprek. POP is een afkorting voor ‘persoonlijk ontwikkelingsplan’. Tijdens het POP-gesprek bespreek je als leidinggevende de ontwikkelwens en -mogelijkheden van de medewerker. Het doel van het gesprek is om enerzijds de ontwikkeling van de medewerker te ondersteunen. Voor bijvoorbeeld meer motivatie, werkplezier of voldoening uit het werk. En anderzijds om de prestaties van de organisatie te verbeteren. Want medewerkers met meer motivatie en vaardigheden maken een beter presterende organisatie.

POP-gesprek en beoordeling?

In het algemeen wordt aangeraden het POP-gesprek los te koppelen van beoordeling. Want als je met elkaar praat over ontwikkeling, moet ieder open kunnen zijn over ontwikkelpunten. En dan wil je dus ook kunnen praten over dingen die misschien nog niet zo goed gaan, zonder dat hier consequenties aan verbonden worden. Wat bij een beoordeling wel het geval kan zijn.

Opbouw van het gesprek

Het gesprek bevat een begin, een kern en een afronding.

Begin van het POP-gesprek

Tijdens de start van het gesprek is het goed om samen te zorgen voor:

1. een vrije en plezierige sfeer;
2. duidelijkheid.

Om het goed over ontwikkeling te kunnen hebben, is het van belang dat een medewerkers zich op z’n gemak voel. En zich uitgenodigd voelt om open en eerlijk te praten. Het kan helpen eerst wat open, verkennende vragen te stellen die juist nog niet over ontwikkelen gaan. Vraag bijvoorbeeld naar de persoonlijke situatie. Zo komt een gesprek op gang, toon je interesse en raak je beide in ‘praatmodus’.
Daarnaast is het voor een gesprek goed om helder te hebben wat de kaders, rollen en doelen zijn. Hiervoor kan je het ezelsbruggetje DROP hanteren.

• Doel van het gesprek: verder helpen met ontwikkeling.
• Rollen: samen bespreken van ontwikkeling van medewerker.
• Onderwerpen: zie ook voorbereiding.
• Procedure: hoe lang de tijd? Noteren van ontwikkelafspraken en vervolg.

Gebruik het gespreksformat dat je hiernaast kan downloaden.

Voorbereiden van het POP-gesprek

Om het gesprek goed te laten verlopen, is het van belang dat beide partijen zich voorbereiden.

Voorbereiding door de medewerker

De medewerker moet van tevoren duidelijk hebben op welk vlak die zich wil ontwikkelen. Het belangrijkste misschien wel: bedenk wat je uit het gesprek wil halen. Wat moet het gesprek je brengen?

De medewerker kan zichtzelf de volgende vragen stellen:

1. Wat wil ik uit je ontwikkelgesprek halen?
2. Welke ontwikkelwensen heb ik?
3. Wat geeft mij plezier/energie in het werk? Hoe zou dat vergroot kunnen worden?
4. Welke vaardigheden kunnen mij helpen om mijn werk beter uit te voeren, of om aan mijn eigen doelen/behoeften/drijfveren te werken?
5. Welke doelen heb ik in mijn werk, of daarbuiten?
6. Waar zie ik mezelf graag over X jaar?
7. Wie of wat kan mij daarbij helpen?

Voorbereiding door jou als leidinggevende

Hoewel het gesprek in eerste instantie over de medewerker gaat en diens wensen centraal staan, kun je ook als leidinggevende iets uit het gesprek halen. Denk ook zelf tevoren kort na over het gesprek met de medewerker. Hoe zie jij die persoon? En als je het voor het zeggen zou hebben, welke mogelijkheden zie je dan voor je m.b.t. diens inzet en ontwikkeling? Als je het gevoel hebt zelf iets uit het gesprek te kunnen halen, maakt het de gesprekken interessanter en waarschijnlijk ook zinvoller. Vooral als je veel gesprekken voert is het van belang dat je er zelf iets aan hebt.

Onderstaande vragen kunnen nuttig zijn om het gesprek over de ontwikkeling van de medewerker voor te bereiden:

1. Wat wil je uit het gesprek halen?
2. Welke ontwikkelkansen zie je voor de medewerker?
3. Waar zie je de medewerker graag over X jaar?
4. Welke vaardigheden kunnen de medewerker helpen om diens werk beter uit te voeren, of om aan diens drijfveren te werken?

Vervolg na het gesprek: ontwikkeling als continu onderwerp

Een gesprek is één ding. Maar een gesprek alleen leidt niet tot ontwikkeling. Het is daarom van belang een gesprek van een goed vervolg te voorzien. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld door een formeel moment vast te leggen om de ontwikkeling te evalueren. Maar het is ook raadzaam om dit op informele wijze te doen.

Informeel: tussendoor

Pols periodiek tussendoor hoe het gaat met de medewerker en diens ontwikkeling. Loop rond op de werkvloer en pols hoe het met je mensen gaat. En informeer af en toe naar de stand van zaken van de onderwerpen die tijdens het ontwikkelgesprek besproken zijn. Plan eventueel een kort koffiemomentje tussendoor om er toch even tijd voor te pakken. Bijvoorbeeld 5 – 10 minuten. Zorg zo dat de persoonlijke ontwikkeling een continu onderwerp van gesprek is. Voor zowel medewerker als leidinggevende.

Formeel: Plan-do-check-act cyclus

Op meer formele wijze kan je denken aan het volgen van de PDCA cyclus: plan-do-check-act. Voor het inzetten van verandering is het maken van plannen ‘plan’ niet voldoende. Daarom moet je de nodige acties ondernemen ‘do’, evalueren wat het resultaat van die acties is ‘check’ en zo nodig bijsturing aan plan of actie geven om tot gewenste resultaten te komen ‘act’.